Подготовка к проверкам - это системное хранение комплекта документов по сделкам, учёту и таможенному оформлению в течение установленных сроков, чтобы при запросе ФНС, таможни или Росстата вы могли быстро представить нужные оригиналы или заверенные копии без штрафов и доначислений.
Импортёрам знакома ситуация: через полгода после поставки приходит запрос или выездная проверка, а договор с поставщиком «где-то в почте», а инвойс не подшит. Разберём, какой минимум документов хранить и сколько лет - с акцентом на ВЭД и доставку из Китая.
При проверке инспектор запрашивает документы, обосновывающие происхождение товара, стоимость и соблюдение норм. Отсутствие договора, инвойса или транспортных документов трактуется против вас - вплоть до доначисления пошлин и штрафов. Доставка из Китая под ключ обычно предполагает, что исполнитель формирует полный пакет по каждой поставке - но хранить копии у себя всё равно нужно.
По каждой поставке из Китая храните:
Срок хранения таможенных и первичных документов - не менее 5 лет после отчётного года (для деклараций - с даты выпуска). Электронные версии допустимы при наличии квалифицированной электронной подписи и возможности представить по запросу.
| Документ | Срок хранения |
|---|---|
| Налоговые декларации (НДС, УСН и т.д.) | 5 лет |
| Книга учёта доходов и расходов | 5 лет |
| Первичка (накладные, акты, счета-фактуры) | 5 лет после отчётного года |
| Бухгалтерская отчётность | 5 лет после отчётного года |
Проверки ФНС часто касаются обоснования расходов и соответствия учёта сделкам. Импортные контракты и инвойсы - как раз доказательная база для учёта закупок и таможенных платежей.
Трудовые договоры, приказы, личные карточки - не менее 5 лет, трудовые книжки - 75 лет. Беспорядок при проверке ГИТ ведёт к штрафам.
Ошибка - складывать всё в кучу. Если документы по сделкам и годам - запрос закрывается за день.
При работе с оператором под ключ вы получаете готовый пакет документов по каждой поставке: контракт, инвойс, транспорт, декларация. Вам остаётся только системно архивировать их у себя. Это снижает риск потери документов и ускоряет подготовку к любой проверке.
Храните по каждой импортной поставке контракт, инвойс, упаковочный лист, транспортные документы и таможенную декларацию не менее 5 лет. Добавьте налоговую и бухгалтерскую первичку и отчётность - тоже 5 лет. Организуйте архив по годам и сделкам, ведите электронные копии - и при проверке вы быстро предоставите запрошенный комплект без штрафов и нервов.
Не менее 5 лет с даты выпуска товаров. Та же логика для документов, связанных с декларированием и уплатой пошлин.
Можно ли хранить документы только в электронном виде?Да, если они подписаны КЭП и вы можете представить их по запросу в установленный срок. Оригиналы отдельных документов инспекция может запросить отдельно.
Какие документы запрашивает ФНС при проверке импортёра?Контракты, инвойсы, транспортные документы, таможенные декларации, платёжки по пошлинам и НДС, первичка по учёту - всё, что подтверждает сделку и уплату налогов.
Что будет, если документ по поставке потерян?Можно запросить копии у поставщика, перевозчика или таможенного представителя. Для таможни - дубликаты или выписки из реестров. Лучше заранее иметь резервные копии.
Нужно ли хранить документы по персональным данным?Да. Политика обработки ПДн, согласия, журналы - по ФЗ-152. Сроки и перечень зависят от категории данных и обработки.
Сайт: https://www.whitechina.ru/